этикет. То как вы ведёте переписку может не только характеризовать вас как плохого или хорошего специалиста, но и работать на общий имидж компании, которую вы представляете. Поэтому важно избегать ошибок при составлении деловых писем.
Ошибка 1: отсутствие структуры документа. Любой официальный документ должен иметь строгую внутреннюю структуру: краткое вступление, главную часть, в которой изложена его суть и небольшое заключение.
При этом текст необходимо структурировать и визуально, разделяя его на легко читаемые абзацы.
Ошибка 2: использование сленговых выражений и разговорной лексики. Вне зависимости от того, в каких отношениях вы находитесь с адресатом деловые письма лучше составлять в строгом соответствии с этикетом делового общения.
Ошибка 3: неверное оформление документа. По стандарту деловой переписки документы оформляются на фирменных бланках компании, в некоторых случаях такое оформление может быть заменено на скрепление документа печатью и подписью руководителя.
Ошибка 4: непроверенные данные. Каноны делового этикета требуют, чтобы документы были составлены на основании объективной и легко доказательной информации и были убедительными.
Ошибка 5: неэффективная подача информации. В ходе деловой переписки важно грамотно отразить информацию таким образом, чтобы она была понятна а
дресату, то есть необходимо излагать данные на его языке.
Ошибка 6: слишком короткий или слишком длинный документ. В оформлении официальной документации необходимо чувство меры, чтобы избежать многословия или чрезмерной краткости. Многословность побуждает отложить документ, а слишком краткая подача материала может не раскрыть его сути.
Ошибка 7: отсутствие стандарта при подготовке одного и того же документа. Если вы регулярно отправляете документы какой-то одной определённой формы (отчёт, приказ, информационное письмо и т.д.), придерживайтесь единого стандарта для каждого из них.
Ошибка 8: обилие номенклатурной лексики и аббревиатур. Общепринятые сокращения и термины должны быть понятны обеим сторонам. В любом случае сокращения и термины уместно применять в тексте не чаще 2-3 раз, при первом упоминании давая их расшифровку.
Ошибка 9: бесцельность документа. Размытость текста и бесцельность составления официальных документов всегда крайне негативно характеризуют компанию и её сотрудника.
Ошибка 10: отсутствие указаний об ответных действиях. Официальные письма и документы составляются с определенной целью: напомнить, утвердить, получить, пригласить, предупредить и так далее. Если в вашем документе нет указаний на то, каких действий вы ждёте от второй стороны, диалог может не сложиться и цель не будет достигнута.
Комментариев нет:
Отправить комментарий